NF-e: Alerta para notas fiscais de compras

“Desde o dia 1º de abril de 2010, a maioria das grandes empresas já está utilizando a nota fiscal eletrônica de vendas de produtos. Muitos foram os preparos e os cuidados para a adequação dos processos internos das empresas para que esta obrigatoriedade fosse atendida. As empresas responderam muito bem a este desafio, mas o trabalho ainda não acabou.

Em visitas às empresas de todos os tamanhos, nas palestras e consultorias que realizo em todo país e, ainda, pelos depoimentos que vejo em reuniões de trabalho do SPED, percebo que os administradores não estão atentos a um detalhe fundamental: o armazenamento digital das notas de entrada de produtos.

A regra é clara: todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica de venda devem armazenar as notas fiscais de entrada de produtos também em formato eletrônico. Não vale imprimir e guardar o DANFE: documento digital só tem validade em formato digital.

Assim, alerto:

Solicite aos fornecedores, todos os arquivos digitais das notas fiscais de compra e guarde-as por 5 anos;

Re-organize seus processos internos nos departamentos de compra, financeiro e/ou administrativo para o armazenamento seguro destas notas fiscais de compra;

Utilize sistemas informatizados que façam o gerenciamento eletrônico destes documentos;

Evite perdas e multas: na fiscalização, o Fisco exige ver as notas fiscais eletrônicas no formato digital. As multas giram em torno de cada documento não apresentado ao fisco.