Do tangível para o intangível

A mudança mais profunda introduzida pela NF-e é a da percepção. Uma real mudança de paradigmas. A maioria das pessoas ainda crê que o DANFE é o documento fiscal.  Armazenam, enviam e copiam o famoso “papelim”….

Não conseguimos ainda sintonizar nossas mentes na era do intangível, do eletrônico, das pessoas…NF-e é o documento fiscal válido.

1. NF-e é digital.
2. DANFE é apenas uma representação da NF-e para apoio e transporte.
3. Para garantir a autenticidade e conteúdo do DANFE é necessária a verificação de conformidade com documento original, ou seja a NF-e.
4. É uma obrigação do emissor disponibilizar a NF-e ao destinatário.
5. É uma obrigação do destinatário receber o documento fiscal válido: a NF-e.
6. Ambos, emissor e destinatário devem armazenar o documento fiscal (NF-e).
7. Em algumas situações o destinatário poderá armazenar o DANFE, ao invés da NF-e.
8. Não enviar NF-e ao destinatário pode ser entendido como não enviar documento fiscal válido.
9. Não receber a NF-e pode ser interpretado como aquisição de mercadorias sem documento fiscal válido.

Novos paradigmas, novos desafios

Novos desafios tornam-se evidentes para empresas de todos os portes:

1. Como “encaminhar ou disponibilizar” o arquivo eletrônico da NF-e, o XML, para meus clientes?
2. Como receber e validar o XML de todos os meus fornecedores?
3. Como garantir eu saiba das alterações da situação da NF-e? Um cancelamento indevido, por exemplo?
4. Como armazenar os documentos eletrônicos emitidos e recebidos por tanto tempo, com segurança e confiabilidade?
5. Como garantir que pessoas não autorizadas (meus concorrentes) não tenham acesso aos meus XML´s?
6. Tenho centenas de clientes que não tem acesso à internet. Como cumprir as regras?
7. Tenho centenas de pequenos fornecedores que me enviam XML por e-mail. Como organizar, conferir e armazenar tantos documentos eletrônicos?

NF-e: Alerta para notas fiscais de compras

“Desde o dia 1º de abril de 2010, a maioria das grandes empresas já está utilizando a nota fiscal eletrônica de vendas de produtos. Muitos foram os preparos e os cuidados para a adequação dos processos internos das empresas para que esta obrigatoriedade fosse atendida. As empresas responderam muito bem a este desafio, mas o trabalho ainda não acabou.

Em visitas às empresas de todos os tamanhos, nas palestras e consultorias que realizo em todo país e, ainda, pelos depoimentos que vejo em reuniões de trabalho do SPED, percebo que os administradores não estão atentos a um detalhe fundamental: o armazenamento digital das notas de entrada de produtos.

A regra é clara: todas as empresas que emitem nota fiscal eletrônica de venda devem armazenar as notas fiscais de entrada de produtos também em formato eletrônico. Não vale imprimir e guardar o DANFE: documento digital só tem validade em formato digital.

Assim, alerto:

Solicite aos fornecedores, todos os arquivos digitais das notas fiscais de compra e guarde-as por 5 anos;

Re-organize seus processos internos nos departamentos de compra, financeiro e/ou administrativo para o armazenamento seguro destas notas fiscais de compra;

Utilize sistemas informatizados que façam o gerenciamento eletrônico destes documentos;

Evite perdas e multas: na fiscalização, o Fisco exige ver as notas fiscais eletrônicas no formato digital. As multas giram em torno de cada documento não apresentado ao fisco.

Atendimento K2 - 1ª Fase Copa do Mundo

Prezado Cliente,

Vimos através deste informá-lo sobre o horário de atendimento da K2 Software nos dias de jogos do Brasil (1ª fase).

- Dia 15 de junho: das 8:00 às 14:00 – retornando no dia seguinte.

- Dia 25 de junho: das 8:00 as 10:00 e das 14:00 as 18:00.

Caso o Brasil se classifique, aguardaremos a definição para novas informações.

Qualquer duvida estamos à disposição.

Equipe K2